35'S DAYS JAPOBOLIVIANA

青年海外協力隊生活@ボリビアで得たこと、帰国後の日本での生活・仕事ぶりについて気ままに書き綴ります!!

#031 青年海外協力隊出身者がいわゆる日本の企業で働く意義

自分に役職がついて変わったことの1つに、出席する会議が増えた、というのがあります。来るもの拒まずなので、出席すること自体に違和感はないのですが、大抵初回に「非効率な会議だな…」と感じます。特に定例化している会議には「集まればよい、なんとかなる、今まで通りに不都合は感じない」の雰囲気が色濃いです…。Outlookで迷わず1時間枠を押さえる社員が多いのも特徴で、30分や45分などが相応の時間であることも多々あります。

 

また、驚くことに「これはおかしいぞ?!」と思うことに対して意見・アクションするメンバーが極端に少ない…です。聞くと、「自分の上長や協業者に対して、別の意見をぶつけると、面倒くさいことになるので、出来るだけ衝突がないように物事を進めたい」とのこと…。私も人間なので、その気持ちが全く無いとは言い難いものの、明らかにおかしなことがそのまま進んで後々に問題になったりしてはもっと嫌だし、そもそも自分が納得できないポイントがあるまま仕事が進んでいくなんて情けないです。

 

こういった「おかしいぞ?!」に警鐘を鳴らすことの出来る人は限られてはいますが、必ずいます。大抵の場合、人生のどこかで「これまでの自分のやり方とは異なるやり方がある」という体験をしたことのある人たちです。具体的には帰国子女や留学をしたことおある人、国内であっても転校や転職の経験がある人が多いです。青年海外協力隊経験者もまた、こういった役割を担え得ます。「今あることが当たり前でないかもしれない」ということを考えられる力、社会では重要です。しかも急成長を遂げる会社では、物事の効率化を考えなければならない時期が必ずあり、その突破口として我々異文化理解の出来る者が重宝されます。

 

と説教めいた内容になってしまいましたが笑、ここで私が青年海外協力隊や国際協力の仕事を通じて身につけてきたと思う会議開催にまつわる心構えを共有してみます。異文化や時差のある中でコミュニケーションを円滑にしたくて留意してきたポイントですが、まったくもって最近の会社での会議運営に役立っているものばかりです。

 

自分が会議のオーナーな場合の7つのモットー

MTGは出来る限り事前に設定する(人の時間を頂くのだからそれが礼儀)

MTG時間は基本は30分未満、長くても60分とし終わり次第切る(生産性維持の為)

③招集者は出来る限り絞る(責任の所在をぶらさない)

④Agendaや資料は事前に配信する(みんなで集まった場では意見交換に集中する)

⑤全員の声を聞ける進行をする(総意を採択する場なため、見えない負の芽を摘む)

⑥必ず本日のまとめ、次のアクションの確認で締めくくる(次のMTGの目的を明確に)

⑦議事録ダラダラ書かない(長く書いても誰も読まない。誰が読んでも分かるように)

 

 さてさて今日はこの辺で!

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遠く離れた村で別の言語を介して開催する必要のあるMTG

青年海外協力隊@Bolivia。会議には周到な準備が必要なことが大いに学べました!